با پزشکان

دکتر امیر حسن محبوبی

فلوشیپ فوق تخصصی اورولوژی اطفال

دکتر محمد آذرفر

پزشک تغذیه کلینیکی و متابولیسمی

۸ نکته ضروری برای یک نشست کاری موفق

تجربیات یک شخص موفق در زمینه برگزاری جلسات کاری
8 نکته ضروری برای نشست کاری موفق

اگر شما لحظات سختی را برای آماده شدن برای یک جلسه کاری دارید، اجازه دهید کمکتان کنم. در طول زندگیم مقدار زیادی جلسات کاری داشته‌ام. نمی‌توانم ادعا کنم همه آنها موفقیت آمیز بوده‌اند. دانستن اصول کلی جلسات کاری، آسان نیست وقتی که یک فرد با تجربه نباشید. من از اشتباهاتم درس گرفتم و این اشتباهات به من کمک کرد تا راز داشتن یک جلسه کاری موفق را پیدا کنم. امروزه در اکثر صنایع و کسب و کارها مردم مجبور به برگزاری جلسات کاری هستند. بنابراین اگر تصمیم به کار کردن، شروع یک کار جدید، ترقی کارتان و بهبود مهارت‌های کسب و کار گرفته اید به ۸ نکته ضروری برای یک نشست کاری موفق توجه داشته باشید که در ذیل آنها را ذکر می‌کنیم:

 

۱- یک دستور کار آماده کنید

الکساندر گراهام بل یک بار گفت: «قبل از هرچیز، آماده سازی، کلید موفقیت است». اگر می‌خواهید یک جلسه کاری موفق داشته باشید، باید یک برنامه حرفه‌ای داشته باشید. یک لیست از مهم‌ترین مباحث و سوالاتی که می‌خواهید در جلسه درباره آنها به بحث بپردازی آماده کنید و آن را قبل از شروع جلسه میان شرکت کنندگان پخش کنید. به این ترتیب آنها می‌توانند جواب‌ها و سوالهای خودشان را از قبل آماده کنند.

 

۲- بر روی آن تمرکز کنید

در هنگام جلسه لیست خود را در ذهنتان بسپارید و به شرکت کنندگان اجازه عوض کردن بحث را ندهید. پرت شدن حواس و شروع بحث درباره موضوعات دیگر آسان است. یقینا این کار جلسه کاری شما را بی معنی خواهد کرد. مهم نیست موضوع مورد بحث چقدر سخت باشد، فقط بر روی آن موضوع تمرکز کنید.

 

۳- درباره موضوعات حاشیه در پایان جلسه صحبت کنید

اگر کسی سوالی داشت یا درباره موضوع دیگری می‌خواست به بحث بپردازد آن را به پایان جلسه محول کنید. اگر شروع به صحبت کردن راجع به مبحث دیگر کنید، رشته کلام از دستتان می‌رود و برگشتن به موضوع مورد بحث در لیستتان سخت خواهد بود. در نتیجه جلسه کاملا ناموفق خواهد بود.

 

۴- آرام و مودب باشید

یکی از قوانین مهم برای داشتن جلسه‌ای موفق، حفظ آرامش و کنترل احساسات است. به خودتان اجازه ندهید بی ادب و یا مضطرب باشید. شما یک شخص حرفه‌ای هستید که نیاز به اعتماد به نفس و آرامش دارید. به حرکات و زبان بدنتان توجه کنید. قطعا قادر نیستید رفتارتان را لحظه ای قبل از شروع جلسه تغییر دهید. در خانه تمرین کنید و از خانواده و دوستانتان بخواهید به شما کمک کنند. مردم موفق یک شبه موفق نشدند. آنها زمان زیادی برای بهبود خود و توسعه مهارت‌های کسب و کار بی نقصشان صرف کرده اند.

 

۵- جلسه کاری را کوتاه برگزار کنید

شاید شما هم این حس را تجربه کرده‌اید که نمی‌توانید روی مباحث مورد بحث تمرکز کنید، زیرا جلسه آنقدر طول کشیده است که تنها به فکر خلاص شدن از آن هستید. اگر می‌خواهید که شرکت کنندگان هم تمرکز داشته باشند، جلسات کاری خود را کوتاه برگزار کنید. زیاد صحبت نکنید. درباره موضوعات مهم بحث کنید و سوالات را به یک جلسه دیگر موکول کنید.

 

۶- مسئولیت‌ها را تقسیم کنید

اگر جلسه‌ای را فقط برای بیان تغییرات یا برنامه‌هایتان اجرا می‌کنید ممکن است از این مرحله صرف نظر کنید. با این حال اگر در جلسه راجع به پروژه‌های مهم صحبت می‌کنید، باید برای تقسیم مسئولیت‌ها آماده باشید. واضح صحبت کنید و از شرکت کننده‌ها بخواهید یادداشت برداری کنند. همه باید بدانند چه کارهایی لازم است انجام دهند و چه زمانی باید وظایف خود را انجام دهند. اگر لازم شد در پایان جلسات درباره مسئولیت‌هایشان سؤال کنید.

 

۷- به جزئیات توجه کنید

وقتی برای جلسه کاریتان آماده می‌شوید، ممکن است به شرکت کنندگان در جلسه توجه نکنید. یک جلسه خوب برنامه ریزی شده به معنی یک جلسه موفق است. از برگزاری جلسات ناگهانی پرهیز کنید و مطمئن شوید که روز برگزاری جلسه را به شرکت کنندگان اطلاع داده‌اید. کسانی که نمی‌توانند در جلسه شرکت کنند را شناسایی کنید. اگر بیشتر افراد نمی‌توانند، جلسه را به روز دیگری موکول کنید.

 

۸- جلسه خود را خاتمه دهید

صرف نظر از نتایج جلسه‌هایتان از همه شرکت کنندگان برای شرکت در جلسه تشکر کنید. سال پیش جلسه‌ای داشتم که به خوبی پیش نرفت و به طرز عجیبی تمام شد. فرد برگزار کننده جلسه بعد از گفتن یک کلمه «خداحافظ » ناپدید شد. گرچه جلسه موفقیت آمیز بود اما پایان آن ناامید کننده بود.
در جلسات کاری شما به این نیاز دارید که مهارت‌هایتان را پرورش دهید و هر روز زبان بدنتان را بهتر کنید. امیدواریم این ۸ نکته به شما برای برگزاری بهترین جلسه کاریتان کمک کند.

[تعداد: 0    میانگین: 0/5]
تاریخ: ۷ شهریور ۱۳۹۴
داغترین مطالب

جهت عضویت در خبرنامه چیدنی لطفا نام و آدرس ایمیل خود را وارد نمایید.